تجهیزات اداری، از آن دست ملزوماتی هستند که نه تنها خریدشان هزینه‌ی گزافی در بردارد، بلکه نگهداری و تعمیرات آن‌ها نیز می‌تواند مخارج اضافی را روی دست کسب و کار یا سازمانتان بگذارد. اگر شما هم اهل حساب و کتاب و دو دوتا چهارتا هستید، وقتش است بدانید کدام کارها عمر دستگاه کپی شما را کاهش می‌دهد، تا به این وسیله بتوانید سرمایه‌ی خود و کسب و کارتان را حفظ کنید. با ما همراه باشید.
تعمیر دستگاه کپی، یکی از اموری است که می‌تواند هزینه‌ی گزافی را بر روی دستانتان بگذارد. از طرفی می‌تواند وقت شما را هم نیز تلف کند. گاه می‌توانید تنها با تعویض کارتریج کار خود را راه بیندازید، اما گاه دستگاه کپی شما نیاز به یک سرویس اساسی دارد.
همه چیز درباره‌ی دستگاه کپی
دستگاه‌های کپی از آن دست لوازم و تجهیزات اداری هستند که در اغلب سازمان‌ها موجودند. کسب و کار شما هرچه که باشد، وجود یک دستگاه کپی در گوشه‌ای از آن لازم است. با وجود آن هم گاه و بیگاه کار برخی مشتری‌ها را برایتان راه می‌اندازد. از طرف دیگر همیشه خیالتان را راحت می‌کند که می‌توانید در مواقع ضروری به سرعت کارتان را راه بیندازید.
دستگاهی کپی موجود در بازار به قدری گستردگی و تنوع دارند که می‌توانند بسیاری از نیازهایتان را برایتان برطرف نمایند. بسته به این‌که برای چه سازمانی و در چه حجمی نیاز به این دستگاه دارید می‌توانید از میان این تنوع مجود، مناسب‌ترین نوع را بسته به قیمت و مکان مورد نظرتان انتخاب نمایید.
بد نیست بدانید که امروزه کاربری‌هایی که سابق بر این می‌توانستید در دستگاه‌های بسیار گران قیمت بیابید، امروزه در برخی دستگاه‌های کوچک نیز موجود است.
کاربردهای دستگاه کپی
گذشته از این‌که دستگاه‌های کپی می‌توانند در چند زمینه مانند چاپ، اسکن، نمابر و همچنین فتوکپی عملکرد خوبی داشته باشند، گزینه‌های اختیاری دیگری نیز وجود دارد که به شرح زیر است:
- منگنه زدن
- چاپ / اسکن دو طرفه (دو طرفه)
- صفحه نمایش لمسی
- ویرایش تصویر برای افزودن شماره صفحه یا علامت‌های آبی یا تغییر اندازه
- اتصال بی سیم، بلوتوث یا USB علاوه بر شبکه LAN استاندارد
- ویژگی‌های امنیتی (به عنوان مثال رمزهای عبور ، پین ها ، رمزگذاری داده ها و غیره)
- حالت صرفه جویی در مصرف برق
- پشتیبانی از چند رسانه (به عنوان مثال کارت ، اندازه های مختلف و سهام کاغذ)
- ذخیره سازی اضافی کاغذ
قطعا اگر کمی در بازار بگردید متوجه می‌شوید که این‌ها تنها چندین کاربرد محدودی است که ذکر کرده‌ایم. برخی از این دستگاه‌ها تنوع و کاربری بیشتری دارند.
این ۵ کار عمر دستگاه شما را کاهش می‌دهد
اگر با دستگاه‌های کپی سروکار دارید، قطعا بارها برای شما هم اتفاق افتاده است که دستگاه کپی چندین بار در سال خراب شود و مجبور باشید که با تعمیرکار تماس بگیرید. گاه این خرابی باعث شده تا مجبور باشید تا چند روز کارتان را به تعویق بیندازید تا تعمیرکار دستگاه شما را تعمیر کند. به همین دلیل بد نیست بدانید کدام یک از کارها می تواند باعث شود که عمر این دستگاه‌های حساس کوتاه‌تر شود. با دانستن و پرهیز از این نکات می‌توانید عمر دستگاه خود را افزایش دهید.
اگر بتوانید دستگاه را سالم نگه دارید، نه تنها می‌توانید عمر دستگاه را افزایش دهید، بلکه می‌توانید هزینه‌های اضافی سازمان را نیز کمتر کنید. کافی است بتوانید هم خودتان از این ۵ کار دوری کنید هم اپراتور دستگاه را توجیه کنید که با دوری از این ۵ کار، عمر دستگاه را افزایش دهد.
تهویه هوا را فراموش نکنید
اگر این اولین باری نیست که دستگاه کپی را خریداری کرده‌اید، قطعا می‌دانید که نباید اجازه دهید دستگاه گرم شود. دستگاه‌های کپی، یا بهتز است بگوییم تجهیزات اداری به طور کلی، نسبت به گرما بسیار حساس هستند. بهتر است دستگاه کپی خود را در محلی قرار دهید که هوا در جریان باشد تا از گرم شدن بیش از حد دستگاه کپی جلوگیری کنید.
گرم شدن دستگاه شاید در وهله‌ی اول مشکلی برای دستگاه‌تان به وجود نیاورد، اما کم کم باعث می‌شود تا شاهد اتفاقاتی در روند کپی کردن باشید. گرفتگی کاغذ، چاپ بی‌کیفیت و کاهش عمر مفید دستگاه می‌تواند از عوارض گرم شدن دستگاه در روند کپی کردن باشد.
بهتر است هیچ‌گونه وسایل گرمایشی نیز در کنار دستگاه کپی قرار نداشته باشد. وسایل گرمازا می‌تواند به مرور زمان باعث ذوب شدن تجهیزات پلاستیکی در داخل دستگاه کپی شود.
به همه‌ی این راهکار‌ها برای تهویه‌ی هوا، گردگیری از دستگاه را نیز در دستور کار خود قرار دهید. آهن زبای درون دستگاه گرد و غبار را به خود جذب می‌کند و باعث می‌شود تا گرد و غبار در پره‌ها گیر کرده و با ایجاد یک لایه، می‌تواند گرم شدن دستگاه را به دنبال داشته باشد.
مراقب قطعات و سیم‌ها باشید
سعی کنید هنگام درآوردن دو شاخه از برق، هرگز از قسمت سیم، آن را نکشید. سیم‌های دستگاه کپی بسیار حساس هستند و با هر کششی باعث خرابی دستگاه می‌شود. از طرفی سعی کنید تا دستگاه به طور کامل خاموش نشده است، آن را از برق نکشید.
سیم را هرگز زیر فرش یا کفپوش قرار ندهید. این کار باعث می‌شود تا سیم دستگاه آسیب ببیند. سیم‌های برق درون دستگاه، متصل به سیم‌های ظریفی هستند که در صورت کشیده شدن پاره شده و از بین می‌رود. کشیده شدن سیم دستگاه باعث می‌شود این سیم‌ها آسیب ببیند و در نتیجه باعث خراب شدن و کاهش عمر دستگاه کپی شما می‌شود.
برای کار کردن با باقی قسمت‌های دستگاه هم دقت کنید تا کشیدگی یا ضربه وارد دستگاه نشود.
خوردن و آشامیدن در کنار دستگاه کپی ممنوع
شاید به نظر برسد که این کار نمی‌تواند آسیبی به دستگاه کپی برساند، اما گاه بدون این‌که بدانید قطعات روغن یا نوشیدنی از سمت غذای شما، به سمت دستگاه پرتاب می‌شود و باعث می‌شود در اثر مرور زمان دستگاه‌تان خراب شود.
ممکن است روغنی که وارد دستگاه کپی می‌شود، باعث جابجایی قطعات محرک شود، یا نشت مایعات به قسمت برقی دستگاه خطرات جانی جانبی برای شما داشته باشد.
به هر صورت با نوشیدنی یا خوردنی در کنار دستگاه نایستید و حتی سعی کنید با دستانی تمیز با دستگاه کپی کار کنید. زیرا دستان کثیف باعث می‌شود تا لکه‌های روغن و غذا از طریق دکمه‌ها وارد کامپیوتر نشود.
بدون داشتن دانش فنی، اقدام به تعمیرات خودسرانه نکنید
شاید فکر کنید اگر کاغذ در دستگاه کپی گیر کرده باشد، می‌توانید با کمی فشار و زور آن را خارج کنید.سپس می‌توانید دستگاه را از نو روشن کنید. اما توجه کنید این یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات است. اگر دستگاه شما دچارمشکلات جانبی شد، بهتر است اولین اقدامی که می‌کنید یا مراجعه به دفترچه‌ی راهنما باشد.حتی بهتر است با یک تعمیرکار مشورت کنید. بد نیست اپراتور مسئول دستگاه خود را به کلاس‌های دوره‌ای بفرستید. با این کار می‌توانید به نحو احسن کار کردن و تعمیرات کوچک دستگاه را آشنایی داشته باشد.
قبل از هر اقدامی بهتر است اطلاعات کافی داشته باشید. کشیدن برگه‌ای که در دستگاه گیر کرده باعث خرابی قطعات داخلی دستگاه می‌شود. شاید بار اول مشکل چندانی ایجاد نکند، اما در دفعات بعدی می‌تواند هزینه‌ی گزافی بر روی دستتان باقی بگذارد.
از بازدید‌های دوره‌ای غافل نشوید.
اگر دستگاه شما مرتب در حال فعالیت و کار کردن است، بهتر است هر دوره با نظر تعمیرکار آن را بررسی کنید. در این صورت می‌توانید اطمینان خاطر حاصل نمایید که تمامی تجهیزات و ابزارهای درونی و بیرونی دستگاه به درستی کار می‌کند. اما اگر دستگاه شما قرار است برای مدتی کار نکند و خاموش بماند، باید کار دیگری کنید. بد نیست تا روی دستگاه را بپوشایند تا گرد و غبار بر آن ننشیند و باعث خرابی دستگاه نشود.
از طرف دیگر، بهتر است از نظر نرم افزاری هم دستگاه خود را مدام به روز کنید. با این کار از ورود هرگونه باج افزار به دستگاه جلوگیری نمایید. می‌توانید از نرم افزارهای به روز شده استفاده کنید. اینگونه مطمئن می‌شوید که دستگاه شما در مقابل اکثر باج افزار می‌تواند مقابله کند و با ورود ویروس‌ها خراب نمی‌شود.
به عبارت دیگر بهتر است دستگاه کپی خود را هم در زمینه‌ی سخت افزار و هم در زمینه‌ی نرم افزاری مجهز کنید و از آن‌ها مراقبت نمایید.
کلام آخر
تجهیزات اداری از آن ابزارهایی هستند که چون در اختیار افراد بیشتری قرار می‌گیرند امکان دارد که زودتر از سایر تجهیزات خراب شود و در نتیجه بتواند مجبور شوید بارها برای تعمیر دستگاه به تعمیرکاران مراجعه کنید و علاوه برهزینه‌ی خرید دستگاه هزینه‌ی گزافی برای تعمیر آن بر روی دست سازمان و کسب و کار خود باقی بگذارید. بهتر است قبل از هر کاری دستگاه را متناسب با شرایط خود تهیه کنید و پس از خریداری نیز شرایط مناسبی را فراهم آورید و آن را در آن شرایط نگه دارید.
اما اگر به هر دلیلی دستگاهی که از آن استفاده می‌کند خراب شده باشد، یا حتی برای تعمیرات دوره‌ای، مجبور باشید تا آن را تعمیر کنید بهتر است کار را به متخصصان کاردان و قابل اعتماد هوم سرویز بسپارید. برای این کار کافی است اپلیکیشن هوم سرویز را نصب کنید و تنها با چند کلیک خیال خود را از بابت سلامت دستگاه‌تان راحت کنید.
