برگزاری همایش

برگزاری همایش با خدمات کامل از صفر تا صد

برگزاری همایش و سمینارها بستری قدرتمند و موثر در راستای انتقال و نشر دستاوردهای متنوع می باشد. در برگزاری سمینارها هدف گردآوری افراد با اهداف مشخص و تبادل اطلاعات و ایده ها در زمینه های مشترک و یک موضوع خاص می باشد. از این رو برگزار کننده همایش همواره وظایف مهمی بر عهده دارد که تنها از یک انسجام تیمی و هماهنگی از پیش تعیین شده بر می آید. در ادامه در ارتباط با نحوه ارائه خدمات برگزاری سمینار و همچنین معرفی بهترین شرکت برگزاری همایش و عوامل موثر بر هزینه برگزاری همایش و رویدادها خواهیم پرداخت.

نحوه ارائه خدمات برگزاری همایش و سمینار در هوم سرویز

جهت استفاده از کلیه خدمات برگزاری همایش، تشریفات مجالس، سمینار، وبینار و غیره تنها کافیست مراحل ساده زیر را طی نمایید.

1. ثبت سفارش رایگان

در ابتدا می توانید از طریق سایت، اپلیکیشن و تماس مستقیم سفارش خودتان را ثبت کنید. در طی ثبت سفارش، نوع مراسم خود و محدوده مکانی خود را مشخص کنید.

2. تماس مشاورین

پس از ثبت سفارش، مشاورین جهت اطلاع دقیق از خواسته، نوع مراسم و همچنین اعلام محدوده هزینه و بودجه مورد نیاز تماس گرفته و توضیحات لازم و اولیه را در اختیارتان قرار خواهند داد.

3. برگزاری جلسه و مشاوره رایگان

پس از توافقات اولیه، جلسه ای رایگان جهت بررسی کلیه جوانب و بررسی دقیق خدمات مورد نیاز توسط یک مشاور خبره و مسلط به امور برگزار می شود. پس از توافقات قراردادی شامل تعهدات طرفین منعقد شده و کلیه خدمات طبق قرارداد ارائه خواهد شد.

شرکت برگزار کننده همایش

همانطور که گفته شد برگزاری همایش و سمینارها از تخصصی ترین فعالیت ها می باشد. چراکه بروز هر گونه خطا، موجب ناهماهنگی و بروز طبعات جبران ناپذیری برای مسئولین مربوطه خواهد شد. گردآوری افراد متخصص و کارگردانی تمام برنامه ها به بهترین شکل تنها از یک شرکت برگزار کننده همایش معتبر که سال ها در این زمینه فعالیت داشته و توانایی هندل کردن و رویایی با اتفاقات پیش بینی نشده را دارد برمی آید.

الزاماتی که برگزار کننده همایش باید دارا باشد مربوط به زمان کافی، برنامه ریزی دقیق و همکاری با گروهی از افراد است که مهارت و تجربه کافی در این زمینه را داشته باشند. مجری برگزاری همایش مسئولیت سنگینی بر عهده دارد تا بتواند برگزاری رویداد را به بهترین و موثرترین شکل ممکن به پایان برساند.

انواع همایش و سمینارها

به طور کل تعاریف متنوعی در ارتباط با همایشات مطرح می شود. اما به طور کل می توان این گونه مطرح نمود که گردهمایی افراد و تبادل اطلاعات در ارتباط با یک موضوع خاص، همایش گفته می شود. در ادامه به معرفی تعدادی دیگر از گردهمایی ها می پردازیم.

1. برگزاری سمینار

برگزاری سمینار با هدف آموزش آکادمیک در موضوعات تجاری، دانشگاهی و یا سطوح دیگر انجام می شود. در طی این گردآوری روی موضوعات خاص تمرکز می شود و تمرکز بر همکاری تمام حاضرین می باشد. برگزاری سمینار اغلب یک روزه است.

2. برگزرای کنفرانس

هدف برگزاری کنفرانس، بررسی موضوعات متنوع توسط افراد با اهداف و دانش مشترک می باشد. در طی برگزاری کنفرانس اقدام به بررسی موضوعات، رفع مشکلات و ... می کنند. سطوح برگزاری کنفرانس بسیار متنوع است به گونه ای است که می توان به صورت لوکال و یا در مواردی به صورت بین الملی برگزار شود.

3. برگزاری وبینار

در طی این نوع جلسات، شرکت کنندگان به صورت آنلاین حضور دارند و اغلب وبینارها به صورت زنده پخش می شود. در وبینار ها اطلاعات به واسطه تصاویر، فایل ها و اسلایدها در اختیار مخاطبین قرار می گیرد و مخاطبین می توانند سوالات خود را به صورت متنی ارسال نمایند.

مزایای برگزاری همایش و سمینار

شاید برایتان سوال باشد که برگزاری همایشها و تشریفات چه پیامدی به دنبال دارند که برگزارکنندگان در این حد به دنبال برگزاری همایش ها و سمینارهای بی نقص هستند! در ادامه به معرفی تعدادی از مزایای بیشمار آنها می پردازیم.

· شبکه ‌سازی، برندینگ و ایجاد ارتباطات جدید

بهترین و البته سریعترین راه جهت آشنایی با متخصصین در ارتباط با حوزه مدنظر و یا حتی افرادی که مشتری خدمات شما هستند، برگزاری همایش ها می باشد. این فضا موجب تبادل اطلاعات و ایجاد فرصت های همکاری می گردد.

· ایجاد اعتبار و برندینگ

برگزاری کنفرانس با سازماندهی بالا و حرفه ای به شهرت و اعتبار برندینگ کمک ویژه ای می کند. چراکه این رویدادها مهر محکمی بر تخصص و اعتبار برگزارکنندگان هستند.

· افزایش آگاهی، تبلیغات و دسترسی به مشتریان جدید

برگزاری رویداد ها فرصتی مناسب برای معرفی محصولات و خدمات به مخاطبان و ایجاد آگاهی و البته ایجاد تقاضا در آنها است. به این ترتیب یکی از اهداف مهم در برگزاری همایش ها، تبلیغات مستقیم و غیر مستقیم اسپانسرها و برگزارکنندگان است.

· اشتراک‌ گذاری دانش و تجربه

برگزاری سمینار و همایش‌ها بستری مناسب برای انتقال دانش و اطلاعات جدید هستند. به ترتیبی که در این رویدادها اقدام به بروزرسانی دانش تخصصی، آموزش تکنیک‌ها و راهکارهای جدید به شرکت‌کنندگان می‌کنند. این موارد کمک شایانی به رشد و توسعه فردی و سازمانی می کند.

این مزایا نشان‌ دهنده این موضوع هستند که برگزاری سمینارها و همایش‌ها نه تنها یک ابزار بازاریابی و تبلیغات می باشد، بلکه بستری مناسب برای رشد، توسعه و ایجاد تعاملات ارزشمند در سطوح مختلف را نیز ایجاد می نماید.

خدمات برگزاری همایش شامل چه مواردی هستند

بالاترین وجه تمایزی که بین شرکت های برگزار کننده همایش وجود دارد مربوط به خدماتی است که ارائه می دهند. خدمات متنوع از مرحله برنامه ریزی تا اجرا قابل ارائه هستند و بنا به موضوعیت همایش و درخواست کارفرما قابل ارائه هستند. البته ارائه این خدمات باید در کنار پلنینگ قوی و تیم اجراکننده منسجم باشد تا خروجی موثر واقع شود.

1. برنامه ‌ریزی و هماهنگی

طراحی و زمان‌بندی دقیق برنامه‌های همایش، هماهنگی با سخنرانان و مهمانان ویژه و تنظیم و مدیریت بودجه در ابتدا باید انجام شود.

2. انتخاب و رزرو سالن همایش

بر اساس نوع همایش و تعداد میهمانان باید اقدام به رزرو سالن مناسب نمود. همچنین تمامی امکانات و تجهیزات فنی و رفاهی سالن به خوبی بررسی می شود تا در صورت کم و کاستی امکانات لازم فراهم گردد.

3. طراحی و دیزاین

طراحی و چیدمان سالن باید براساس برگزاری رویداد مد نظر انجام شود. نورپردازی باید به صورت متمرکز بوده و محیطی جذاب و حرفه ای برای حضار ایجاد شود.

4. تامین تجهیزات صوتی و تصویری

در صورت نیاز به نمایشگرها و سایر سیستم های صوتی و تصویری باید در برگزاری رویداد این موارد تامین شده و پشتیبانی لازم جهت کنترل و تنظیم این تجهیزات فراهم شود. همچنین در صورتی که نیاز به پخش زنده از رویداد می باشد باید تجهیزات لازم جهت فیلمبرداری از همایش فراهم شود.

5. مدیریت و پذیرش میهمانان

تهیه و توزیع دفترچه های تبلیغاتی برای میهمانان و در نظر گرفتن تدابیر لازم و درخور جهت پذیرش و استقبال از میهمانان و تهیه بسته های تبلیغاتی در صورت نیاز از مواردی هستند که شرکت های برگزارکننده همایش حتما پیشنهاد و ارائه می دهند.

6. خدمات پذیرایی

خدمات پذیرایی از میهمان در طول سخنرانی و همچنین هماهنگی با کترینگ های معتبر جهت تهیه وعده های غذایی نیز از جمله خدماتی است که وابسته به نوع رویداد در صورت نیاز فراهم می شود.

7. خدمات پشتیبانی فنی و اجرایی قوی در طول رویداد

طی برنامه ممکن است همه چیز طبق برنامه ریزی پیش نرود. از این رو تیم های پشتیبانی جهت رفع مشکلات احتمالی، تغییرات زمان بندی و تیم امنیتی جهت مدیریت کل فضای همایش نیز در راستای خدمات برگزاری همایش باید در نظر گرفته شود.

8. خدمات تبلیغاتی و بازاریابی

طراحی و انتشار پوسترها، چاپ بنر، بروشورها و ... و ایجاد محتوای دیجیتال مانند ویدئوهای تبلیغاتی جهت افزایش آگاهی و جذب مخاطب بیشتر نیز نقش موثری در راستای پیشبرد اهداف همایش مورد نظر دارد.

تمامی این خدمات برای اطمینان از برگزاری موفق همایش‌ها طراحی شده ‌اند و می‌توانند با توجه به نوع و نیاز هر رویداد سفارشی‌ سازی شوند و موضوعاتی به این موارد اضافه و یا حذف شوند.

شرکت برگزارکننده همایش چه وظایفی دارند؟

قبل از برگزاری هر گونه رویدادی باید جلسه ای جهت بررسی کلیات رویداد و بررسی نقطه نظرات مسئولین مربوطه برگزار شود. در طی این جلسه محدوده وظایف و خدماتی که شرکت های برگزارکننده همایش باید ارائه دهند بررسی و اعلام می شود.

ü قبل از توافقات در برگزاري همايش باید وابسته به موضوعات مورد نظر، بودجه اعلام شود و نتیجه به کارفرما اعلام شود.

ü تهیه چک لیست برگزاری همایش

ü باید نظارت کاملی به کل پروسه برگزاري همايش داشته و حتی در مواردی بعد از رویداد نیز این خدمات ارائه می شود.

ü تمامی خدمات مربوط به اطلاع رسانی، تبلیغات و امور مربوط به روابط عمومی در شرح وظایف شرکت برگزار کننده همایش است.

ü برگزاری کنفرانس های خبری با خبرگذاری ها جهت اطلاع رسانی بهتر

ü برگزاری نمایشگاه و غرفه سازی نمایشگاهی با هدف جذب هزینه برگزاری همایش.

در نهایت مربوط به خدمات عکاسی و فیلمبرداری از همایش است که تمامی این اقدامات به خوبی ثبت و اطلاع رسانی شود. چراکه خدمات پخش زنده همایش برای مخاطبینی که در خارج از سالن و یا منطقه مکانی دیگری هستند بسیار مهم بوده و تمامی اتفاقات در رویدادها به خوبی پوشش داده می شود.

هزینه برگزاری همایش به چه مواردی وابسته است؟

هزینه برگزاری همایش به عوامل مختلفی وابسته است که هر یک از این موارد تاثیر قابل توجهی بر بودجه نهایی دارد. در ادامه به معرفی مهم ترین عوامل تاثیر گذار بر هزینه برگزاری همایش می پردازیم.

· مکان برگزاری بر هزینه برگزاری سمینار تاثیر می گذارد

هزینه اجاره سالن یا فضای برگزاری وابسته به اندازه، موقعیت مکانی واقع در آن و امکانات رفاهی که در آن تعبیه شده است متفاوت است. تعدادی از سالن های همایش امکانات پایه ای محدودی دارند و برای آماده سازی باید تجهیزات اضافی فراهم شود که همین موضوع موجب افزایش هزینه برگزاری سمینار خواهد شد.

· تعداد شرکت کنندگان

با بالا رفتن تعداد مدعوین، به مکان بزرگتر، امکانات بیشتر رفاهی و پذیرایی و البته پشتیبانی نیاز است که همین موارد هزینه برگزاری همایش را قطعا بالا می برد.

· تجهیزات صوتی و تصویری

اجاره و نصب تجهیزات صوتی و تصویربرداری پیشرفته مانند میکروفون ها، نمایشگرهای حرفه ای و همچنین نیروی فنی پشتیبان موجب افزایش هزینه اجرای همایش خواهند شد.

· خدمات پذیرایی

و بسته به نوع و تعداد وعده‌های غذایی (صبحانه، ناهار، شام و میان ‌وعده‌ها)، هزینه پذیرایی می‌تواند افزایش یابد. همچنین خدمات پذیرایی لوکس و تخصصی موجب بیشتر شدن هزینه های نهایی خواهد شد.

· هزینه تبلیغات و بازاریابی

چاپ بروشورها، پوسترها، بنرها و کارت‌های شناسایی موجب افزایش هزینه‌های تبلیغاتی همایش می شود و در صورت نیاز تولید محتواها برای شبکه های اجتماعی نیز هزینه برگزاری همایش را افزایش می دهد.

· بیمه و خدمات ایمنی

برخی از همایش‌ها نیاز به بیمه و خدمات ایمنی دارند، به خصوص برای رویدادهای بزرگ و پرجمعیت. این شامل بیمه شرکت‌کنندگان و کارکنان و خدمات اورژانس می شود.

تمامی این عوامل در بودجه ‌بندی نهایی همایش تأثیر می‌گذارند و باید با دقت برنامه‌ ریزی شوند تا همایش با بهترین کیفیت و در عین حال با هزینه های مناسب برگزار شود. با کمک از شرکت برگزارکننده همایش هوم سرویز شما می توانید با برنامه ریزی دقیق و بودجه بندی صحیح خدمات بهتری دریافت کنید.

کلیه خدمات برگزاری رویداد، همایش و کنفرانس ها را به متخصصین هوم سرویز بسپارید

کلیه خدمات برگزاری همایش و سایر رویدادها را می توانید به متخصصین هوم سرویز بسپارید کلیه این خدمات توسط بهترین شرکت های برگزارکننده رویداد و همایشات ارائه می شود که دارای رزومه قوی در این زمینه هستند. جهت اطلاع از خدمات قابل ارائه و محدوده هزینه برگزاری سمینارها ثبت سفارش رایگان را انجام دهید.

همیار شماییم تا پایان سرویس...