برگزاری همایش و مراسم های معارفه از بهترین روشهای برندسازی در دنیا است که دیگران را با نام کسب و کار شما آشنا می کند. در صورتی که می‌خواهید کسبوکار خود را آغاز کنید یا قصد ایجاد یک تغییر اساسی در کار خود را دارید، توصیه می‌شود حتما برای برگزاری مراسم افتتاحیه نیز برنامه‌ریزی کنید. مراسم افتتاحیه می‌تواند در موفقیت کسبوکار بسیار تاثیرگزار باشد؛ زیرا برگزاری این مراسم باعث می‌شود که برند یا فروشگاه‌ها به دیگران معرفی شده و علاوه بر آن، افراد برای آشنایی با کسبوکار شما ترغیب می شوند.
بدیهی است که برای برگزاری مراسم افتتاحیه همانند سایر مراسم‌ها، شما باید برنامه‌ریزی منظمی داشته باشید و طبق آن پیش بروید؛ تا در نهایت بتوانید یک افتتاحیه بزرگ و باشکوه برگزار کنید. برای این کار، باید مشتریان هدف و رقبای خود را شناسایی کنید. همچنین شما باید برای برگزاری مراسم افتتاحیه یک چک لیست تهیه کرده و بودجه خود را برای قسمت‌های مختلف مراسم افتتاحیه مشخص کنید. در این مقاله، نکات مهم برای برگزاری افتتاحیه مراسم بزرگ معرفی شده‌اند و شما می‌توانید با توجه به این نکات یک مراسم افتتاحیه بزرگ و باشکوه برای کسبوکار خود تدارک ببینید.
نکات مهم برای برگزاری افتتاحیه مراسم بزرگ
برای برگزاری مراسم افتتاحیه موفق، شیک و خاص این نکات را در نظر داشته باشید:
برنامه‌ریزی مراسم افتتاحیه
همانطور که در بالا نیز اشاره شد، شما برای برگزاری مراسم افتتاحیه کسبوکار یا فروشگاه خود قبل از هرگونه اقدامی باید یک برنامه‌ریزی دقیق و منظم داشته باشید. برای این منظور شما باید ظرفیت حضور مهمانان در مکان فروشگاه یا کسبوکار خود را در نظر گرفته و نحوه برگزاری مراسم را طبق آن برنامه‌ریزی کنید. در این صورت بهتر می‌توانید در رابطه با نحوه دکور و برگزاری مراسم تصمیم بگیرید و برای چاپ بنر افتتاحیه نیز اقدام کنید. در واقع، توصیه ما این است که در همان ابتدا تمامی خواسته‌های خود را مشخص کنید تا بتوانید برنامه‌ریزی دقیق‌تر و منظم‌تری داشته باشید.
تعیین بودجه مراسم افتتاحیه
بودجه کلی خود را برای برگزاری مراسم افتتاحیه در نظر داشته باشید و طبق همین بودجه خود موارد مهم را لیست‌بندی کنید. در واقع، تعیین بودجه برای بخش‌های مختلف یک مراسم افتتاحیه بسیار اهمیت دارد؛ زیرا شما براساس بودجه مدنظر خود می‌توانید لیست کارهایی که می‌خواهید در افتتاحیه انجام دهید را براساس اولویت مرتب کنید. برای این منظور نیز در ابتدا باید لیستی از هزینه ثابت و واجب مراسم افتتاحیه و لیستی از هزینه‌های متغیر آن در نظر گرفته و هزینه حدودی را تغیین کنید؛ تا در نهایت خودتان بهتر بدانید که برای هر قسمت، باید چقدر از بودجه را در نظر بگیرید.
زمان برگزاری مراسم افتتاحیه
انتخاب زمان برگزاری مراسم افتتاحیه بسیار اهمیت دارد و شما برای این موضوع باید به تعطیلات و مناسبت‌ها توجه داشته باشید. توصیه ما این است که افتتاحیه خود را در روزی برگزار کنید که تداخلی با سایر برنامه‌های افراد نداشته باشد. به عنوان مثال تا حد امکان از برگزاری مراسم افتتاحیه در تعطیلات و روزها و مناسبت‌های خاص خودداری کنید. در واقع، شما باید افتتاحیه خود را روزی برگزاری کنید که تعداد افراد بیشتری بتوانند در مراسم شما حضور پیدا کنند و در این صورت باید در روزهایی افتتاحیه داشته باشید که می‌دانید بازخورد بیشتری می‌گیرید. از طرفی، توجه داشته باشید که در منطقه یا محله کسبوکار شما برنامه دیگر یا حتی افتتاحیه دیگری وجود نداشته باشد و در آن روز، تنها مراسم موجود در محله یا شهر شما، همان افتتاحیه فروشگاه یا کسبوکار شما باشد.
انتخاب سبک برگزاری مراسم افتتاحیه
بدیهی است که مدل برگزاری و اجرای مراسم افتتاحیه نسبت به نوع کسبوکار متفاوت است. به عنوان مثال، مراسم افتتاحیه یک سالن زیبایی به طور کل با مراسم افتتاحیه یک بستنی فروشی متفاوت خواهد بود. به همین دلیل، با توجه به نوع کسبوکار شما، سبک مناسب و مدل برگزاری مراسم افتتاحیه نیز متغیر است. در این صورت توصیه می‌شود سبک برگزاری مراسم افتتاحیه خود را تا حدامکان مطابق با نوع کسب‌وکارتان در نظر بگیرید.
پذیرایی مراسم افتتاحیه
پذیرایی در مراسم افتتاحیه از قسمت‌های مهم و پراهمیت آن محسوب می‌شود که باید به آن توجه داشته باشید. معمولا توصیه می‌شود برای مراسم افتتاحیه کسبوکار خود از خوراکی‌های کوچک و جذاب استفاده کنید تا پذیرایی راحتی داشته باشید و در کنار آن ناچار به تهیه امکاناتی مانند میز و صندلی برای سرو خوراکی‌ها نشوید. برای این منظور، شیرینی‌های خشک و کوچک، فینگرد فودها، کوکتل‌های میوه یا آب‌میوه‌های طبیعی می‌توانند بهترین گزینه محسوب شوند.
در صورتی که می‌خواهید یک پذیرایی رسمی و حرفه‌ای داشته باشید، توصیه می‌شود مهمانداران مجرب را برای پذیرایی از مهمانان خود استخدام کنید. علاوه بر آن، در صورتی که فضای کافی دارید می‌توانید از میزهای پذیرایی با دیزاین‌های جذاب و منحصر به فرد نیز استفاده کنید.
دکور و تزئینات مراسم افتتاحیه
بدیهی است که مراسم‌های به خصوص از جمله مراسم افتتاحیه نیاز به یک دکور زیبا و منحصر به فرد دارند. در واقع، هرچه فضا برای مهمانان جذاب‌تر باشد، توجه‌شان بیشتر جلب می‌شود. شما می‌توانید در مراسم افتتاحیه خود از گل آرایی، بادکنک آرایی یا شمع آرایی استفاده کنید که این مورد کاملا به نوع کسبوکار و فروشگاه شما بستگی دارد.
همچنین بسته به نوع مراسم افتتاحبه و محل برگزاری آن شما می‌توانید محلی را برای ایستادن و نشستن مهمانان خود در نظر بگیرید. استفاده از نورپردازی، سیستم‌های صوتی و تصویری نیز کاملا به شرایط کاری و نوع کسبوکار شما بستگی دارد. به همین دلیل، برای انتخاب دکور و تزئینات مراسم افتتاحیه خود، قبل از هرچیزی باید به نوع کسبوکار و شرایط موجود توجه داشته باشید و سپس برای انتخاب و تهیه یک دکور جذاب و منحصر به فرد اقدام کنید.
از طرفی، بسته به نوع کسبوکار و نحوه اجرای مراسم افتتاحیه، لوازم مورد نیاز نیز متفاوت خواهد بود. به عنوان مثال، لوازمی مانند میز و صندلی، ظروف پذیرایی، لوازم دکوری یا حتی استفاده از فرش قرمز، کاملا به نحوه اجرای مراسم شما بستگی دارد که شما می‌توانید بسته به شرایط موجود و طبق سلیقه خودتان از آن‌ها استفاده کنید.
دعوت مهمانان
در صورتی‌که افراد معروف و محبوب مردم، مانند بازیگران، خوانندگان یا حتی ورزشکاران را می شناسید، از آن‌ها بخواهید که به مراسم افتتاحیه شما بیایند. حتی با آن‌ها هماهنگ کنید که برای مدت کوتاهی و در صورت تمایل در مراسم شما صحبت کنند. در صورتی که این افراد را نمی‌شناسید یا نمی‌توانید با آن‌ها ارتباط بگیرید، سعی کنید از افراد موفق و مشهور در محله یا شهر خود دعوت کنید تا در مراسم افتتاحیه شما حضور پیدا کنند. حضور این افراد می‌تواند باعث ترغیب سایر افراد شود تا در مراسم افتتاحیه شما شرکت کنند.
سرگرمی مهمانان
در تمامی حالات توصیه می‌شود برای شروع مراسم خود یک سرگرمی به خصوص در نظر بگیرید؛ زیرا تمامی مهمانان شما در همان ساعت مقرر در مکان حضور پیدا نمی‌کنند و در اغلب موارد تا جمع شدن تمامی مهمانان حدود یک ساعت طول می‌کشد. در این صورت، توصیه می‌شود برای این بازه زمانی یک برنامه یا یک سرگرمی به خصوص در نظر بگیرید که افراد حاضر در مکان افتتاحیه خسته و کلافه نشوند. برای این منظور نیز می‌توانید به سبک مراسم، موضوع کسب و کار، سن یا جنس مشتریان و مهمانان خود توجه کنید و براساس این موارد برنامه ابتدایی را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، در صورتی که می‌دانید در مراسم افتتاحیه شما کودکان نیز حضور پیدا می‌کنند می‌توانید افرادی را دعوت کنید که برنامه‌های مخصوص کودکان را اجرا می‌کنند.
همچنین توجه داشته باشید که برنامه افتتاحیه شما باید برای بزرگسالان نیز کاملا شاد و سرگرم‌کننده باشد. برای این منظور می‌توانید از یک گروه موسیقی دعوت بگیرید تا در مراسم خود یک اجرای زنده و جذاب داشته باشید.
در این میان، توصیه می‌شود که حتما مشتریان هدف خود را شناسایی کرده و تا جای ممکن از آن‌ها دعوت بگیرید؛ زیرا غالبا افرادی که به کسبوکار شما علاقه ندارند، مراسم افتتاحیه را نیز تحمل نخواهند کرد و بلافاصله مراسم شما را ترک می‌کنند. به همین دلیل بهتر است افرادی را دعوت کنید که می‌دانید به کسبوکار شما علاقه داشته یا به آن علاقه نشان خواهند داد.
همچنین شما می‌توانید برای مهمانان خود هدایای کوچکی را در نظر بگیرید و آن‌ها را در پایان مراسم به مهمانان خود هدیه کنید. این هدایا می‌تواند هدایای تبلیغاتی با نام برند و کسبوکار شما باشد و یا حتی می‌توانید هرگونه هدایای مدنظر خود را به مهمانان ارائه دهید و باعث جلب توجه و رضایت آن‌ها شوید.
همانطور که در ابتدای مقاله گفته شد، برگزاری یک مراسم افتتاحیه باشکوه در جذب مشتریان و رونق کسبوکار بسیار موثر است. برای این منظور، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی مراسم افتتاحیه بسیار اهمیت دارد که می‌تواند منجر به برگزاری هرچه بهتر مراسم باشد. در این میان به این نکته نیز توجه داشته باشید که از آنجایی‌که روز افتتاحیه ممکن است مکان کسبوکار شما شلوغ شود و برای سایر افراد مزاحمت ایجاد کند، بهتر است مجوز مربوط به برگزاری این مراسم را از شورای منطقه‌ای شهر یا اداره شهر دریافت کنید.
برگزاری افتتاحیه مراسم با کمک تیم هوم سرویز
برای برگزاری افتتاحیه مراسم جذاب و شیک می توانید از خدمات تیم هوم سرویز برای این منظور استفاده کنید و برگزاری مراسم های شیک را به تیم حرفه ای هوم سرویز بسپارید. همین حالا برای استفاده از سرویس طراحی مجالس و برگزاری مراسم افتتاحیه در هوم سرویز استفاده کنید و مراسمی شیک و جذاب داشته باشید.
